Stichting KunstenHuis De Bilt-Zeist (hierna: het KunstenHuis) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement lees je welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom, en hoe wij deze verwerken, bewaren en beveiligen. Ook vind je hier hoe wij omgaan met beeldmateriaal, met externe verwerkers en cookies.

Heb je een vraag of opmerking over de privacy verklaring van het KunstenHuis? Dan kun je ten alle tijden contact met ons opnemen door te mailen naar info@kunstenhuis.nl.

INHOUD

1. Algemeen
2. Jouw persoonsgegevens
3. Beeldmateriaal
4. Cookies
5. Jouw rechten
6. Wijzigingen

1. ALGEMEEN

Privacywetgeving (GDPR/AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op het KunstenHuis. Hieronder lees je hoe het KunstenHuis omgaat met jouw gegevens.

Privacy statement en privacy beleid

In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het KunstenHuis Wil je meer lezen over privacy binnen het KunstenHuis? Download dan het privacybeleid N.B. Momenteel werken wij nog aan het privacybeleid.

2. JOUW PERSOONSGEGEVENS

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd en IBAN. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Of je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Zo ook het KunstenHuis.

Van wie verwerkt het Kunstenhuis persoonsgegevens?

Het Kunstenhuis verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Cursisten en/of ouders, theaterbezoekers, medewerkers en vrijwilligers van het KunstenHuis.
• Mensen die interesse tonen in het volgen van een cursus of die ooit cursist zijn geweest.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Hoe gaat het KunstenHuis met jouw persoonsgegevens om?

Bewaartermijn

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan 5 jaar voor normaal gebruik binnen het KunstenHuis of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Uitzondering zijn gegevens die noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht, zoals financiële gegevens voor de belastingdienst. Hiervoor staat 7 jaar als wettelijke bewaartermijn.

Beveiliging

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens en werken er hard aan om je privacy te beschermen. Het KunstenHuis treft voortdurend allerlei technische en beleidsmatige maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan. Deze maatregelen bestaan onder andere uit beveiliging met behulp van een wachtwoord, encryptie, firewalls, antivirus, intrusiedetectie, anomaliedetectie en toegangsrechten voor onze werknemers. Een voorbeeld: bepaalde gevoelige informatie zoals jouw rekeningnummer is versleuteld en daardoor niet zichtbaar in de database. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Melding datalek

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat wij direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra wij een ernstig datalek hebben.

Wie kan er bij jouw persoonsgegevens?

Als cursist kun je zelf bij je persoonsgegevens door in te loggen in Mijn KunstenHuis. Met je Mijn KunstenHuis-account kun je alle gegevens terugvinden en bewerken.

Daarnaast kunnen de financiële administratie, de cursus administratie en de docent jouw gegevens inzien. In het geval van de theaterbezoekers kunnen de financiële administratie en de theaterbeheerders de gegevens inzien.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Het KunstenHuis is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wij kunnen derden inschakelen om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Deze derden zijn in dat geval aan te merken als ‘verwerkers’. Deze verwerkers handelen steeds onder de verantwoordelijkheid van het KunstenHuis en mogen de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden aanwenden. Wij hebben met deze derden verwerkersovereenkomsten gesloten. Het KunstenHuis verwerkt persoonsgegevens in aantal systemen: de administratieve applicatie CAIN,  de boekhoudkundige applicatie CASH, het ticketshopsysteem en MailChimp voor de nieuwsbrief.

In het geval van MailChimp worden persoonsgegevens buiten de E.U. of E.E.R. verwerkt, namelijk in de Verenigde Staten. Met MailChimp hebben wij een specifieke verwerkingsovereenkomst gesloten die Privacy Shield gecertificeerd is en werkt met de modelcontracten van de E.U. voor doorgifte.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en daarbij Google verboden de verkregen analytic- informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Ook hebben wij het doorsturen van IP-adressen naar Google via Google Analytics uitgeschakeld.

Waarvoor verwerkt het KunstenHuis persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van het KunstenHuis of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven en zorg dragen voor de volgende zaken:

• Facturatie
• Informatie omtrent jouw cursus of theatervoorstelling (bijv. rooster, ziekte docent, ziekte artiest)
• Informatie over alle activiteiten van het KunstenHuis via de nieuwsbrief
• Statistische analyse

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over voorstellingen, concerten, workshops, cursussen, exposities en dergelijke van het KunstenHuis. Hiervoor stuurt het KunstenHuis o.a. maandelijks digitaal een nieuwsbrief. Deze ontvang je als cursist automatisch, op grond van het recht op informatie. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘unsubscribe’ te klikken.

3. BEELDMATERIAAL

Hoe gaat het KunstenHuis om met beeldmateriaal?

Tijdens onze lessen en evenementen, zoals eindvoorstellingen, presentaties, concerten, optredens en soortgelijke evenementen, maken wij beeldopnames, zoals foto’s en video’s. Beeldmateriaal is voor het KunstenHuis belangrijk als verslaglegging, maar ook als illustratie in onze communicatie-uitingen, zoals drukwerk, social media en de website.

Bij inschrijving vragen wij je toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal voor promotionele doeleinden. Mocht je geen toestemming geven, dan is het echter mogelijk dat je (of jouw kind) niet mee kan doen aan de eindpresentatie van theater, dans of muziek.

Voor vragen en opmerkingen kan men contact opnemen via info@kunstenhuis.nl.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met het beeldmateriaal:

• Wij publiceren geen foto’s of video’s waardoor je schade kunt ondervinden en we plaatsen hierbij geen namen.
• Videoregistraties worden alleen gedeeld met mede-cursisten.
• Als wij foto’s willen gebruiken waarop jij of je kind prominent in beeld bent/ is, zoals op de voorkant van drukwerk zoals flyers, posters en banners, vragen we opnieuw om jouw toestemming.

Je toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat is gemaakt in opdracht van het KunstenHuis. Het kan voorkomen dat anderen foto’s of video’s maken tijdens lessen, voorstellingen of andere evenementen. Het KunstenHuis heeft daar geen invloed op, maar als wij dit zien zullen wij mensen altijd vragen om terughoudend te zijn bij het publiceren ervan.

Deze toestemming kun je te allen tijde weer intrekken (met uitzondering van de registraties van eindpresentaties en evenementen van het KunstenHuis). Email ons dan met ‘verzoek tot intrekken toestemming gebruik beeldmateriaal’ en je naam via info@kunstenhuis.nl.

4. COOKIES

Op onze website kunnen cookies worden geplaatst. Hoe wij met cookies omgaan leggen we hieronder uit.

Algemeen

Op deze website maken wij gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat met de pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw apparaat waarmee u onze website gebruikt wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Het KunstenHuis maakt voornamelijk gebruik van functionele cookies en van cookies voor het beheer van webstatistieken en social media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

Toestemming

Voor functionele cookies (zie verder) en voor cookies van Google Analytics (zie eerder) vragen wij geen toestemming. Voor alle andere cookies die wij eventueel plaatsen vragen wij je toestemming om deze te plaatsen alvorens wij deze plaatsen.

Functionele cookies

Onze website plaatst sessiecookies. Deze sessiecookies worden standaard gebruikt door de programmeertaal waarmee onze website is geprogrammeerd. Deze sessiecookies zorgen vooral voor een makkelijk en ongestoord gebruik van de website. Ook om in te loggen op Mijn KunstenHuis-account wordt gebruik gemaakt van een functionele cookie. Deze cookies worden automatisch van je apparaat verwijderd als je de browser sluit of uitlogt.

Social media buttons

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten en delen op sociale netwerken, met name Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube en Google+. Deze buttons plaatsen cookies.

Deze buttons werken door middel van stukjes code die van deze sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Wij hebben daar geen invloed op. Lees de privacyverklaring en andere (algemene) voorwaarden van deze netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met de (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verkrijgen.

Vragen over cookies

Voor vragen over ons cookiebeleid kun je te allen tijde contact met ons opnemen.

Meestal kun je cookies wissen via de instellingen van je browser. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies is te vinden in de instructies en/of met behulp van de helpfunctie van je browser.

Websites of diensten van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites of diensten van derden die door middel van links, of anderszins aan onze website verbonden of gekoppeld zijn. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden conform de privacywetgeving met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacy verklaringen of andere (algemene) voorwaarden van deze websites of diensten te lezen, alvorens de websites of diensten van deze derden te gebruiken.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze cookieverklaring op ieder moment te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig deze tekst om zeker te weten dat je kennis hebt genomen van de laatste versie.

5. JOUW RECHTEN

Vragen, recht van inzage, correctie en verwijdering

Je hebt ingevolge de AVG de volgende rechten:

• Het recht op inzage en rectificatie of verwijderen van de persoonsgegevens.
• Het recht om de persoonsgegevens waarover wij beschikken van ons te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie.
• Het recht op beperking van de verwerking, alsmede het recht om tegen (verdere) verwerking bezwaar te maken.
• Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
• Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen over ons privacy statement en voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het KunstenHuis kun je altijd bij ons terecht via info@kunstenhuis.nl. Wij doen ons best je vraag of klacht zo snel mogelijk te beantwoorden.

6. WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig deze tekst om zeker te weten dat je kennis hebt genomen van de laatste versie.

© KunstenHuis De Bilt- Zeist, mei 2019